资料员必须认识到建设工程竣工档案资料是建设工程建设活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。建筑工程施工技术资料是记载建筑工程施工活动全过程的一项重要内容，它既是工程竣工交付使用的必备文件，也是对工程进行检查、验收、移交、使用、管理、维修、改建和扩建的原始依据。
1.资料员外业必须了解施工顺序，熟悉施工工艺，掌握施工进度和施工质量状况；内业须熟练掌握建设工程施工质量验收统一标准和各有关专业工程施工质量验收规范；
2.资料员必须具备一定的实践经验；
3.掌握GB 50300标准的验收要求；
4.对建筑识图，建筑材料，房屋构造，建筑施工技术，施工技术资料与管理，建筑文件整理规范等，有一个基本掌握；
资料人员应做到三勤：
1、手勤: 就是勤于动手,凡涉及到工程的所有资料都应以图纸为依据，首先应熟悉图纸，将工程中所要用的材料进行汇总，并列出清单（材料进场，根据清单核对质保书），如发现质保资料有问题应及时通知材料供应商，所有进场材料上都应有标志、标示，其标志、标示应与质保书和设计要求相符。
2、嘴勤: 经常与技术人员沟通, 具有良好的心态和心理素质，比如要和监理建立良好的工作关系，凡有搞不明白的地方就去请教他们，尽量按监理的要求去做，确保资料签认的通过率。
3、腿勤: 要经常深入施工现场了解工程进度,做到分阶段按工程施工程序收集、积累资料, 以达到最终全面系统地反映安装工程施工项目全过程技术流程。
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